Ofimática II

Las apuestas a los mejores programas para la adminsitración del trabajo de las oficinas en la actualidad, ha llegado a facilitar las cosas (aún más) para los usuarios. Claro, a mayor competencia pues mejores serán las aplicaciones que los fabricantes presenten a sus consumidores.

Hoy en día la ofimática es tan diversa, sus orientaciones son de todo tipo de actividades, de ese mismo modo tendría que  ser las aplicaciones que se van a utilizar, por ejemplo: La oficina contable tendría que estar armada como mínimo por un procesador de palabras y una hoja electrónica, sin embargo, en una oficina de abogados puede ser que únicamente sea neceario implemetar un procesador de textos, ya que su orientación principal es el notariado, lo cual exige una aplicación que permita tener "machotes" (plantillas) para facilitar el trabajo. Estas exigencias pueden ser cumplidas por casi cualquier procesador de textos, puesto que lo que se hace necesario es que pueda permitir evitar el trabajo repetitivo, que permita buscar y cambiar información dentro del documento, que los márgenes sean conservados así como también el número de líneas que deben aparecer por página (en mi país son 25 líneas por página).

En la oficina contable las cosas varían un poco, se hará necesaria la implementación de un procesador de textos para comunicaciones sencillas con los clientes, ya sea para requerir facturas o cualquier otra documentación que se haga necesaria para contabilizar sus empresas, pero sería primordial el uso de una hoja de cálculo, puesto que permite, por su estructura, el ordenamiento mucho más rápido de las cuentas de un movimiento contable, así como también permitiría la creación de fórmulas que ayudaran a saldar las cuentas de forma más rápida.

En una empresa dedicada a la venta de bienes raíces sería, además de la utilización de un procesador de textos para comunicar ofertas o información general a sus clientes, el uso de una hoja electrónica para llevar el registro de las ventas realizadas, ubicaciones de las mismas, pagos recibidos, pagos adeudados, etc. la implementación de un generador de diapositivas, la cual permitiría mostrar el estado, ubicación y situación en la cual se encuentran los inmuebles y fincas que se estaría ofreciendo al público.

Tomando en consideración lo anterior, debemos establecer como prioridad para la implementación de los paquetes de ofimática, la actividad a la cual se dedica la oficina, ya que las licencias de software podrían ser elevadas y el uso de este sería débil o inadecuado.

En la actualidad existen muchos paquetes de ofimática que se pueden obtener de manera gratuita y están las alternativas de pago, en algunos casos, la poca información que se encuentra sobre determinados "paquetes", nos hacen tomar decisiones onerosas, es mucho más difícil encontrar documentación para Open Office que para MS-Word, en el caso de una oficina de abogados, sería mucho mejor obtener Open Office que cualquera de los otros paquetes.

Debemos hacer la observación, de que cuando estamos movilizándonos constantemente por las actividades de la oficina, debemos utilizar aplicaciones que tengan mucha covertura, principalmente porque sería muy desepcionante, llevar nuestros documentos hechos en un paquete en particular y que este no fuera compatible con el que se nos ofrece en una sala de Internet, por ejemplo, lo cual redundaría en pérdida de tiempo y por ende de recurso.